Secretaresse college van bestuur

Vind je het een leuke uitdaging om midden in Utrecht het college van bestuur van de PThU te ondersteunen? Is plannen en organiseren je ding? Draag jij graag bij aan een soepele afhandeling van secretariële en administratieve processen en zet jij graag de puntjes op de ‘i‘? Werk je graag in teamverband? En ben je bereid om de veelzijdige functie van secretaresse te combineren met de rol van pedel?
Dan ben jij de secretaresse college van bestuur (0,8-1,0 fte)/ Pedel die de Protestantse Theologische Universiteit (PThU) op zo kort mogelijke termijn zoekt.

Wat ga je doen?

Het bestuurssecretariaat is verantwoordelijk voor de inhoudelijke en organisatorische ondersteuning van het college van bestuur. Met je collega op het bestuurssecretariaat verzorg je alle gangbare secretariële werkzaamheden en de coördinatie hiervan, zoals het organiseren en notuleren van vergaderingen, het beheren van de complexe agenda’s van de leden van het college van bestuur en beantwoorden van vragen en e-mails. Als secretaresse college van bestuur heb je een uitdagende en afwisselende functie. Je vervult een centrale rol en bent aanspreekpunt voor vragen. Je prioriteert, stelt zelfstandig correspondentie op, ondersteunt in samenwerking met je collega secretaresse de secretaris van het bestuur bij het voorbereiden van de bestuursvergaderingen en draagt bij aan de interne communicatie na bestuurlijke besluitvorming. Je bent medeverantwoordelijk voor archivering. Je werkt goed samen met je naaste collega’s. Je werkzaamheden vragen om een brede inzetbaarheid, een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, en goede sociale vaardigheden. Werkervaring in een academische context is een pré.

Als pedel van de universiteit draag je bij aan het voorbereiden en coördineren van de academische plechtigheden (promoties, opening academisch jaar, dies) en het vervullen van de ceremoniële rol daarbij.

Wat vragen wij?

De afwisseling van werkzaamheden past bij jou. Je bent accuraat, mensgericht en relationeel en communicatief vaardig. Je werkt gestructureerd (ook in hectiek) en kunt goed prioriteren. Je bent dienstverlenend, maar je stelt ook grenzen, zonder daarbij de verhoudingen uit het oog te verliezen. Je bent in staat om verbanden te leggen en mee te denken. Je hebt als pedel gevoel voor traditie en weet academische plechtigheden representatief te begeleiden. Hiervoor heb je nodig:

• meerdere jaren aantoonbare werkervaring als secretaresse van een directie, college of raad van bestuur;
• sterke relationele en communicatieve vaardigheden, waaronder een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift;
• vaardigheid en plezier in het omgaan met de vele interne en externe contacten van het college van bestuur;
• onafhankelijkheid, omdat je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie;
• goede digitale vaardigheden (vergaderprogramma’s, online workspace) en beheersing van het Microsoft Office pakket (Word, Excel, PowerPoint en Outlook);
• je hebt ervaring met het vervullen van representatieve en/of ceremoniële rollen;
• je bent bij voorkeur lid van de Protestantse Kerk in Nederland.

Wat bieden wij?

Een veelzijdige en afwisselende functie met veel inhoudelijke uitdaging. Samen met ruim 100 hoogopgeleide collega’s werk je in een informele en prettige organisatie. Er zijn aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken. Wij zetten ons met elkaar in dat je je continue als mens en professional (door)ontwikkelt.

Je start met een dienstverband voor een periode van een jaar. Gaat het goed dan wordt dit zeker een vast dienstverband. Het salaris bedraagt minimaal € 3382 en maximaal € 4.484 bruto per maand (volgens schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten in het functieprofiel management/office assistent niveau 1) plus 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Bij een voltijds dienstverband van 38 uur maak je aanspraak op 232 vakantie-uren. Het is mogelijk om flexibel te werken, verlof te sparen, deel te nemen in een fietsenplan en zo is er meer.

Wie zijn wij?

De Protestantse Theologische Universiteit (PThU) is een compacte, hoogwaardige universiteit. Wij leiden o.a. predikanten op voor de Protestantse Kerk Nederland en doen academisch, hoogwaardig onderzoek naar ontwikkelingen in geloof, kerk en wereldchristendom. Voor meer informatie over onze organisatie kijk op www.pthu.nl.

Wil je meer weten over de procedure of de vacature?

Ben je enthousiast en heb je vragen? Neem dan contact op met onze bestuurssecretaris, mr. drs. Dominique de Boer. Dat kan via e-mail djdeboer@pthu.nl of via telefoonnummer 088-337 1629.